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Sicherung und Nutzung von Originalen mit der Memocon Digitalisierung

Eine Digitalisierung schützt wertvolle Originale und bietet vielfältige Nutzungsmöglichkeiten: Mit einer OCR-Volltexterkennung werden umfassende Recherchen in Archivbeständen möglich. Außerdem können digitale Daten in andere Medien eingebunden und damit einer breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Allerdings ist die dauerhafte Pflege digitaler Daten sehr aufwändig, da Speichermedien nur begrenzt haltbar und technisch schnell überholt sind. Idealerweise sollte deshalb auch eine langfristige Dokumentensicherung auf Mikrofilm angestrebt werden, die eine zukünftige Redigitalisierung ermöglicht.

Die Erfahrungen der Memocon im Umgang mit schriftlichem Kulturgut sowie mit etablierten Technologien der Konservierung, Restaurierung und Entsäuerung bilden die Basis für digitale Lösungen mit innovativer Software und technischen Eigenentwicklungen für eine professionelle Kulturgutdigitalisierung. Die Memocon Digitalisierung bietet daher viel mehr als nur Images.

 

Der Workflow der Memocon Digitalisierung

Analog zum Workflow des Memocon BCP-Konservierungsverfahrens ist die Memocon Digitalisierung Teil eines ganzheitlichen Prozesses mit vielfältigen, auf die spezifischen Bedürfnisse von Archiven und Sammlungen abgestimmten Lösungen, durchgängigen Prozesskontrollen und ausführlicher Dokumentation.

Digitalisierung vom Original mit vielen Mehrwerten

Für Memocon bedeutet die Sicherung schriftlichen Kulturguts nicht nur, die Originale dauerhaft zu erhalten, sondern sie auch verfügbar und damit nutzbar zu machen. Mit diesem Anspruch hat Memocon mit seinen Kooperationspartnern ein effizientes und die Dokumente schonendes Mengenscanverfahren zur Digitalisierung von schriftlichen Kulturgütern entwickelt.

Gebundene Objekte sowie Formate über DIN A3+ werden standardisiert über Auflichtscanner digitalisiert. Für die Digitalisierung von Einzeldokumenten bis DIN A3+ verwendet Memocon eine Eigenentwicklung: den Memocon Curator. Dieser kompakte Archivscanner verfügt über eine effiziente Hochgeschwindigkeitsverarbeitung für beste Bildqualität, erfüllt höchste Ansprüche an mechanische Schonung, und bietet zahlreiche Mehrwerte:

Der Operator führt die Dokumente einzeln dem Transportsystem zu und achtet dabei auf Beschaffenheit und Eignung. Für eine korrekte horizontale und zugleich sanfte Ausrichtung sorgt ein „Alignermodul“ mit angewinkelten Transportriemen.

Der Memocon Curator gewährleistet einen schonenden und sicheren Dokumententransport über ein offenes Vakuum-Riemensystem. Die Dokumente werden kontaktarm horizontal transportiert, dabei nicht „angefasst“, umgelenkt oder mechanisch beansprucht, und zugleich beidseitig gescannt. Das abschnittsweise über Vakuum gesteuerte Transportsystem ist für sämtliche Dokumente geeignet, unabhängig von ihrem physikalischen Zustand. Besonders geschädigte Dokumente und Kleinformate werden über einen Schlitten transportiert.

Dokumente, die kleiner als eine Visitenkarte sind, wie zum Beispiel Telegrammstreifen, oder besonders brüchige und empfindsame Dokumente werden auf einen Transportschlitten gelegt und so dem Transportsystem zugeführt. Hierdurch können sämtliche Dokumente bis zum Format DIN A3+ unabhängig von ihrer Beschaffenheit durchgängig mit dem Curator verarbeitet werden.

Mess- und Sensortechnologien verhindern den Scan von unerkannten Doppelbelegen oder Lagen. Im Zweifel stoppt die Anlage unverzüglich, wobei das Vakuum des Riementransportsystems die Dokumente sicher an ihrer Stelle fixiert; ein Verrutschen, Stauchen oder Stapeln ist ausgeschlossen.

Das Kamerasystem ist mit einer beidseitigen diagonalen LED-Beleuchtung ausgestattet, so dass eine schattenfreie Belichtung gewährleistet ist. Dank LED-Technik kann die Belichtung präzise gesteuert werden, und die Lichtqualität bleibt dauerhaft konstant, was bei Scannern mit Xenon-Beleuchtung zum Beispiel nicht der Fall ist. Ferner entsteht keine für die Dokumente schädliche Wärme oder Strahlung.

Der Scanprozess erfolgt beidseitig zur zeitgleichen Digitalisierung der Dokumentenvorder- und -rückseite. Bei Verwendung des Transportschlittens ist ein einseitiges Scannen jederzeit möglich.

Das Kamerasystem des Memocon Curotor umfasst ein optisches System mit Linse und Zeilensensor und erzeugt eine Auflösung von echten optischen 400 dpi. Das optische System besteht ausschließlich aus Glaskomponenten in höchster optischer Güte. Eine Parallaxenkorrektur, die häufig bei Auflichtscannern angewendet werden muss und die Bildinformationen verfälscht, ist aufgrund des Zeilensensors nicht notwendig. Die Bildqualität des Memocon Curator entspricht damit den höchsten Ansprüchen einer Kulturgutdigitalisierung.

Nachträgliche Bildbearbeitungen können das Abbild verfälschen. Die vom Memocon Curator erzeugten Bilder werden nicht mittels integrierter Scharf- oder Weichzeichner manipuliert, wie dies häufig bei Auflichtscansystemen aufgrund des großen Abstands zwischen Vorlage und Kamerasystem der Fall ist.

Die Bildverarbeitung ist mehrstufig aufgebaut. Die Scans werden zunächst einer elektronischen Schräglagenkorrektur unterzogen, die aufgrund des „Alignermoduls“ in der Dokumentenzufuhr nur sehr reduziert eingreifen muss. Die Daten werden zudem automatisiert auf Vollständigkeit und Reihenfolge überprüft und die hinterlegten Farbprofile permanent kontrolliert. Die Rohdaten bleiben gespeichert, während die Bilder in Echtzeit verlustfrei in jedes gewünschte Ausgabeformat konvertiert werden.

Die Konvertierung sortiert die Bilder in die gewünschte Reihenfolge. Beispielsweise können Vorder- und Rückseite als ein Bild dargestellt werden, oder es wird die Vollständigkeit einer Akte im klassischen Rhythmus der Mikroverfilmung angezeigt (Rückseite eines Dokuments und Vorderseite des folgenden Dokumentes in einem Bild). Die Konvertierung leistet zudem eine exakte Freistellung der Dokumente und erzeugt eine beliebig wählbare Hintergrundfarbe. Es kann somit ein weißer Hintergrund erzeugt werden zur Kostenersparnis im Ausdruck. Hierbei erhalten die Dokumente einen individuell einstellbaren schwarzen Kontrastrand, um die Vollständigkeit der Dokumentenabbildung zu zeigen.

Der Operator steuert den Dokumententransport und überwacht den Scanprozess, der aufgrund des offenen Transportes vollständig einsehbar ist. Unverzüglich nach dem Scan und somit quasi in Echtzeit überprüft er Vorder- und Rückseite des Dokuments sowie das Konvertierungsprotokoll auf dem Kontrollmonitor. Die kundenspezifische Konfiguration verhindert eine Fehlbedienung durch unbeabsichtigten Softwareeingriff.

In Verbindung mit der für die Kulturgutdigitalisierung inzwischen zunehmend geforderten blattweisen Foliierung ist ein Vollständigkeitsnachweis gewährleistet und jederzeit prüfbar. Ebenso ist die Erfassung und Dokumentation mit Memoscript mit sämtlichen Mehrwerten einer digitalen Prozess- und Digitalisierungsdokumentation Bestandteil des Digitalisierungsprozesses.

Digitalisierung vom Mikrofilm

Seit den 1950ern wurden massenhaft Archivalien zur langfristigen Sicherung und Nutzung verfilmt. Die Nutzung der Mikrofilme ist aktuell nur noch eingeschränkt möglich, weil oftmals Lesegeräte fehlen oder die Nutzer mit dem Medium nicht mehr sicher und schadenfrei umgehen können. Zudem lässt sich der Mikrofilm nicht in digitale Medien einbinden, was die weltweite Verfügbarkeit einschränkt.

Als kostengünstige Alternative zur Digitalisierung vom Original bietet Memocon eine hochwertige Digitalisierung von Mikrofilmen im gewünschten Ausgabeformat mit zusätzlicher Indexierung. Mit Hilfe des Datenbanksystems Memoscript lassen sich dabei zeitgleich Film- und Erfassungslisten abgleichen sowie Aufnahmefehler und Schäden lückenlos erfassen.

Ausbelichtung digitaler Daten auf Mikrofilm

Speichermedien sind nur begrenzt haltbar und technisch schnell überholt. Idealerweise sollten deshalb auch Mikrofilme zur langfristigen Informationssicherung erstellt werden. Für die Ausbelichtung von Archivalien auf Mikrofilm bietet Memocon mit seinem Kooperationspartner ein besonderes Nesting-Verfahren an. Zahlreiche Metadaten pro Image ermöglichen die Wiederherstellung der Originalbilder während einer zukünftigen Redigitalisierung vom Film. Durch seitliche Einblendungen werden dafür nur geringe Flächen benötigt, sodass der Verkleinerungsfaktor zu Gunsten einer hohen Qualität gering bleibt. Zusätzlich zu den allgemein üblichen Informationen aus Vorspann und Abspann erhält jedes Image folgende Informationen:

    • Aufnahmezähler
    • Verwahrendes Archiv
    • Bestandsname / Signatur
    • Dateiname
    • Bildmaße (automatisiert berechnet)
    • Auflösung des Digitalisats in dpi
    • Verkleinerungsfaktor (automatisiert berechnet)
    • Maßstabsleiste in Teilabschnitten

In Verbindung mit der blattweisen Foliierung ist ein Vollständigkeitsnachweis gewährleistet und jederzeit prüfbar. Auch bei Kooperationsprojekten erfolgt die vollständige Erfassung und Dokumentation mit Memoscript mit sämtlichen Mehrwerten einer digitalen Prozess- und Digitalisierungsdokumentation.

Digitalisierung

Intelligente OCR-Anwendungen

Mit einer OCR-Volltexterkennung werden umfassende Recherchen in den Archivbeständen möglich. Für eine erfolgreiche OCR-Anwendung bedarf es mehr als einer zugekauften Software, die im dynamischen Umfeld der OCR-Entwicklungen nur selten die jeweils aktuellen Möglichkeiten abbildet. Mit einer vollständigen Prozessautomatisierung kann selten ein effizienter und nutzungsfähiger Abdeckungsfaktor erreicht werden, da die Qualitäten der Vorlagen sowie der vorangegangenen Digitalisierungen sehr unterschiedlich ausfallen und für eine direkte und funktionale OCR-Anwendung oftmals ungeeignet sind.

Nur eine leistungsfähige IT-Infrastruktur, die Beherrschung unterschiedlicher Programmiersprachen, individuelle anwendungsspezifische Programmierungen von weiteren Scripten und Filtern sowie ein grundsätzliches Verständnis von Zielvorstellungen und schriftlichen Kulturgütern ermöglichen eine sinnvolle OCR-Anwendung.

Memocon verwendet daher nicht nur die jeweils aktuellen verfügbaren OCR-Entwicklungen und Bibliotheken, vielmehr dringen die Software-Entwickler der Memocon tief in die Schichten der Funktionen ein und passen diese individuell den spezifischen Bedürfnissen der Vorlagen an. Zusätzlich verwendet Memocon eigene, permanent erweiterte Bibliotheken und programmiert jeweils anwendungsspezifische Skripte, um optimale Ergebnisse auch in schwierigen Fällen zu erlangen.